产品经理如何设计导入功能?-蜗牛派

产品经理如何设计导入功能?

导入一般是从最小粒度开始的。一个渠道+国家+重量区间+起止时间,是最小的数据粒度。导入功能更多的应用场景有:线下数据导入、跨平台迁移数据..

一、做导入功能的目的

1、短时间上传多条数据

短时间是指在最短的时间内完成某些事情,现在人们越来越在意时间管理,同时在找寻如何利用最短的时间高效的利用一些工具或方法完成某些事情,这样我们就可以将节省下来的时间做更多的事。我今天讲解的内容也和提升效率有关,主要是利用最短的时间完成线上数据的导入;

短时间内导入多条数据是指在某些业务场景下,将线下大量数据转移到线上平台中,这种我们将它归类为线下数据导入。还有一种是将某个线上平台的数据转移到另一个线上平台上,而这种我们将它归类为跨平台迁移数据,下面我们主要拿常见的 Excel 表导入举例,主要阐述下这两种导入场景;

一般我们在做线上平台时,需要利用数据将线上的业务流程流转起来,这类数据大多出自于档案类、资料类、如学生管理系统。规格类,如商品信息导入。业务单据,如供应链系统中每天产生的业务单据。这些业务场景在没有线上系统时都是将数据存储在线下,在线下进行统一数据档案的管理、维护及业务单据的留档。时间久了数据会越来越多,找起来非常消耗时间,也容易造成数据的流失。当有了线上平台时,需要将这些原始的数据全部存储到线上系统中进行统一的管理或应用。既保证了数据的安全性,同时也加快了找寻速度。那么如何将线下大量数据搬运到线上平台中,我们用到了导入的方法。

先来说说线下数据导入的第一个应用场景,主要是为了解决线下大量数据转移到线上时的人力及时间的消耗;

例如,学校没有内部系统时,都是将学生信息存储在线下统一管理,如果我们现在做一个学生管理系统,就需要把已有的及过往的学生信息录入到学生管理系统中,一般这种导入的数据量都是很大的,如果是工作人员手动单条录入的话,那么在数据过多的情况下既消耗时间还消耗人力,相对比手动录入,在线下用 Excel 表批量的编辑数据,同时可以复制粘贴效率更高。而目前很多企业数据都是在 Excel 中维护,直接将线下管理的学生信息批量导入到系统中,在这过程中即节省了很多时间同时也提高了效率;

下面这种和第一个应用场景一样也是线下数据导入,这种一般是将线下业务流程中的业务申请表,审批表导入到线上平台中,在线上平台中将这些流程化的信息进行统一管理,一般这种导入的数据量较小,但对于导入功能的刚需也是必不可少的。

拿汽车供应链平台举例,一般有经销商、客户经理、监管公司等角色,在线下业务流程中会随即产生监管公司的融资申请表、客户经理审核后的融资明细表、发车信息等信息表格。这些信息表在线上进行业务操作时,都是必不可少的。这种信息表产生的数据量虽然不大,但是业务人员每天会处理多条这样的信息,如果有了导入功能,就可以大大节省业务人员的时间,从而提高效率。

下面再来说一下第二种,跨平台迁移数据的应用场景,这种一般都是更换了不同厂家的系统,也没有直接转移数据的功能,最快捷简单的办法就是通过Excel将数据下载下来在导入到另一个平台中;

还是拿学生管理平台举例子,在我们设计一套学生管理系统之前,这个学校已有的及过往的全部学生信息已经存贮到其他平台中,在这种数据量过大的情况下,我们是很难将另一个平台的数据转移到现有平台上。如果逐一手动添加的话,即消耗人力也浪费时间,同时加大了录入错误的风险,我们的方案就是在其他平台上把全部学生信息下载下来,在通过导入的方式将数据导入到现有的学生管理平台中,这样就会加快数据的操作,提高数据的准确性,节省了人力及时间;

由此可见,导入功能在一些业务场景下也是必不可少的功能,如果产品经理在设计过程中考虑的不周到,或者是有遗漏的地方,都会造成操作者使用的不便,今天我们就来讲一下,如果设计导入功能,关于导入功能我的一些设计思考;

二、如何设计导入功能

1、设计导入模板

在导入数据之前,我们首先要确认导入的模板,一般我们都是用Excel表编辑好再导入到平台中,如果在编辑Excel的时候,字段信息不一致或缺失,或是有些规则没注意,那么在导入数据时一定会出错,下面我们就来讲一下如何设计导入模板,设计导入模板时都需要考虑什么内容。并根据业务规则制定模板中所需要的字段信息及字段规则;

a.设计所需要的的字段

首先我们需要确认导入模板中所需要的字段信息,然后根据确认好的字段信息结合业务规则制定每个字段的规则,如图:

关于导入功能的设计思考

拿一张经销商融资申请的导入表举例(由于字段太多,删减了些相同类型的字段),目前字段主要有销售店代码、销售店名称、客户账号、融资金额、利率、信用证号、开证日;

确认好导入的字段信息后,还要确认每个字段的类型,长度,是否为必填项及备注信息。

通过确认每个字段的必填性,需要在列表中通过颜色、必填符号(可以用*表示)、备注等方式表现出该字段的必填性;

如果字段类型中包含浮点类型,还需要标明该字段下可以填写哪些固定值等…同时可以在模板中根据字段规则填写出正确的填写方式,供用户参考;

除此还需要考虑文本类的内容需要做长度限制,涉及金额类的需要规定小数点后的数值,日期类的需要规定日期格式…

拿上面图中几个典型的字段举例,如:

客户账户,目前储蓄卡或信用卡账号长度都是19位数字。它的长度都是固定的,我们需要考虑是否将账号的长度固定,超出或减少一定数量都会出现错误;

申请金额类型为数字型,需要定义小数点后面的数值。例如5000.00,给出小数点后精确到两位数字;

开证日需要在备注中给出正确的格式,如果不标出正确格式,用户直接填写成 20200710,在导入时就会出现错误;

b.模板规则提醒

设计好模板字段规则后,需要把模板规则在模板最上方标明,以便用户可以直观的了解到需要注意的地方,例如如下规则

注意:

  1. *为必填;
  2. 申请金额填写为两位小数数值;
  3. 日期填写的格式为YYYY/MM/DD

如图:

关于导入功能的设计思考

2、导入过程中不能忽略的问题

a.对导入数据进行筛查

主要是筛查上传的数据是否符合我们制定的规则。一般就是我们上面提到的,数据填写的类型是否合格、长度是否固定、有些必填的字段是否为空,如果有一个不成立那么在上传的过程中都会出现错误的情况;

b.上传错误的相关提示

目前很多平台导入错误的相关提示都特别简单,一个导入模板中包含多种错误用一句话概括,用户看见导入错误时一脸懵,不知道对哪些数据进行什么样的修改,只能求助于开发人员或是自己一条条筛查,这样的操作跟最初要提高效率恰恰相反;所以在实际设计过程中,我们最好是可以让用户对哪个数据的哪个错误有个详细的提示,如图:

关于导入功能的设计思考

此提示方法可以根据不同场景自行设定,如果数据量大错误数据过多的话,可以在此页面给出一个“查看错误原因”按钮,点击可以跳转页面进行查询;

c.是否覆盖重复文件

导入过程中不可避免平台内有重复数据,我们需要考虑如何判断Excel中的数据和平台内的数据是否是重复的,是否根据某个字段内容或是其中几个字段的内容相同判断作为重复依据,或是按照唯一标识确认,举例:在设计一个学生管理系统时,导入学生信息我们就可以通过学号来判断,因为每个学生的学号都是唯一的。

确认好如果判定重复数据时,还需要考虑是否要覆盖平台已有的数据。拿上面的融资申请表来举例,我们可以通过平台内已审核、未审核状态来判断。如果未审核则可进行覆盖,已审核则不允许覆盖。

也可以通过在导入时让用户勾选是否覆盖;

以上我提供的只是我们可以考虑的方案,具体还需要根据实际的使用场景来应用;

3、需要注意的要点

a. 兼容文格式:在做导入功能时,我们需要考虑兼容各个版本的文件格式,例如导入Excel表时,文件格式有xlsx、xls等后缀文件,很多用户习惯编写完文件后点击另存为,这时文件格式不小心就会更改,导致导入数据时平台格式不支持,我们一定要事先考虑到。并且都兼容。

b. 文件大小限制:如果数据量过大,用户在导入数据的过程中容易出现导入时间过长或系统卡顿的现象。我们需要事先和开发沟通,控制单次文件导入的大小、或者控制单次导入的数据量。并在用户导入数据时给出提示;

关于导入功能的设计思考

本文作者: 张悄悄,其版权均为原作者所有,文章内容系作者个人观点,不代表蜗牛派对观点赞同或支持,未经许可,请勿转载,题图来自Unsplash,基于CC0协议。
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