蜗牛派采购无论在传统的ERP中还是电商ERP中都是一个非常重要的模块，它关联着商品库存、财务应付等众多模块。中大型电商公司都选择自开发系统，主要原因是灵活，可以非常快速的响应业务需求与调整，一般情况下我们将其内部多个系统统称为ERP，但如果与传统ERP相比较可能称之为进销存更适合，本篇将简述下我所了解的采购管理及其与财务的关系。
基本流程
以上是一个比较简单的流程，对于采购管理来说，它包括主数据（供应商、合同等）、计划、价格、采购、质检等相关子模块，核心模块是价格管理、请购单（需求管理）、采购管理、到货管理与入库管理，前期准备主要是依赖相关计划，计划又和预算管理、补货等相关，外围系统是商品管理、销售管理等。
供应商管理属于基础数据，合同在ERP中一般归属于采购管理模块，这里将其归属于基础管理中。下面针对相关模块做简述说明。
组织
这里的组织包括业务单元、库存组织，看过相关ERP资料，业务单元也称之为业务组「BG,Business Group」,是组织的一种分类，代表集团公司，用于隔离人事信息。
库存组织「IO,Inventory Organization」管理库存组织所有物品的库存业务，属于库存组织的组织必须指定属于哪个法人实体和业务实体。该公司下的仓库将从属于该工厂组织，即仓库可以按工厂组织分别管理。
业务单元不同采购系统的流程也是不同的，如单业务组的即单组织形式，有多业务组的即集采集结、集采分结等，流程不同对应的合同也不一样，对于多组织的采购在创建单据时需要确定归属的库存组织、财务组织、结算财务组织、应付组织等，通过这些可以确定后续相关单据的流转，如结算单、付款单等等。
这些组织的划分就类似于单据类型，类型不同业务处理流程就有区别，在ERP中可以通过工作流来进行设置。
成本中心与利润中心
这两个概念有必要说明一下，简单的讲成本中心只对成本负责，在考核过程中不关注利润，但利润中心则要考虑成本同时还要关注收益，利润与组织绩效有关。
以上内容在ERP中是比较重要的内容，在产品设计与系统规划时应该围绕业务组织进行，逐步细化，同时要考虑变化的影响。
基础管理
任何一个电商系统中商品都是系统的核心，无论是虚拟商品还是实物商品，无论是自营商品还是商家商品，合理的分类、简洁的商品展示，详细的商品信息都会对采购、销售、仓储、财务等系统有重要影响。
供应商与合同管理在前期都曾单独整理过，供应商可以通过招投标获取，可以通过对外平台获取，可以通过采购获取，无论如何获取，都应该作为主数据保存在供应商库中，供应商可以通过审核由候选供应商成为正式供应商，同时供应商可以设置黑名单，可以冻结「完全冻结、应付冻结、订单冻结等」。
合同主要包括相关条款、付款协议、商品订购总数量及价格「如果依据合同产生采购订单」等信息，一般可以签订框架合同，如果有变更通过变更协议进行。
供应商与合同与采购及应付结算关系非常密切，根据有效合同生成采购单、结算单、付款单。
计划管理
这里列出三个计划需求计划、生产计划、库存计划，在电商系统中是依赖销售预测生成补货计划，同时根据ABC库存管理保证商品库存的，对于供应链的计划管理后续学习整理，目前本人所接触的主要是业务部门根据运营促销活动进行销售预测从而创建请购单。
价格与采购
价格管理在采购阶段主要是在寻源时进行询价、比价，在销售阶段则是根据市场和竞品进行售价调整「爬虫」，这些归属于采销部管理。
采购时如果是集采可以通过合同进行价格谈判，也可以根据采购订单进行当次采购价的确定，对于电商公司不同于生产型企业，所以多数都是采用第二种。
在前期整理采购时，是业务创建采购单或根据补货建议单生成采购单，然后传递到供应商管理平台进行数量与价格确认，在供货商生产完成后与仓库进行到货预约，然后进行入库。
这些是针对主商品的流程，在供应链中有些消耗品或办公品等一般是由业务提出需求，然后创建请购单，经过审核后系统根据请购单生成采购订单，然后进行后续流程。
在采购单审核生效后，就可以进行付款安排（根据合同与付款协议），这里可以理解为预付款。
在此环节，预付款的处理是财务重点考虑的，后续会根据入库单进行核销。
到货、入库与财务
上面这个图看起来应该更清晰些，一个采购单可以分多次发货，这个与之前总结采购管理时有所不同「采购单-到货单」,此前的系统相对比较简单，所以到货单（送货单）应该勾选采购单的商品并确定到货数量生成，当然系统需要限制到货数量总和不能大于采购单的数量。
此时采购单会生成多个到货单，对于采购业务可能更加适用；到货单生成后会安排送货，后续操作是属于仓库的工作范畴。
回顾下仓库收货流程，经过到货预约后，仓库会根据收货能力安排收货，收货商品有的需要质检，有的可能免检，是否需要质检是通过商品属性设置的。
质检主要是四个环节：报检->取样->质检->质检报告；对于需要质检的，一般需要质检报告回传后再做入库操作，质检不合格就会进行退货，这就分为到货区退货与库存区退货（退库RMA）。
根据收货单生成入库单，财务应付结算是根据入库单进行的，一个收货单可以分多次入库，但在实际场景中仓库的实际作业一个入库单真正完成入库上架也可能会跨天，但机率非常小了。
入库时发票还未生成，此时财务需要针对已入库未开票的入库单做暂估处理，即暂估入库，此前接触的财务都是见票结算的，也可能先货后票，货票同到或部分发票先到的场景，这里只讨论先货后票，此时采购入库单暂估入库，或不暂估；采购入库单和采购发票结算传成本或调成本（单到回冲；单到补差）；采购发票只有与入库单匹配结算后才能传应付。
在此环节，可以根据财务具体要求进行设计，一般与上图中流程类似。对于发票管理，可以根据入库单生成，也可以根据结算单生成，我们之前的系统一个结算单对应多个采购入库单，所以是根据结算单生成的，此种设计可以满足代销结算的需求。
代销与经销的财务处理也不是同的，经销是根据采购单，代销是根据销售结算，但是存货财务也是要做暂估入库的。
在NC系统中应付单是根据发票信息生成的，即结算单->发票->应付单，再生成应付凭证，我们都知道在财务应付、总账等模块中都是以会计分录流转的，采购管理中的发票管理应该属于财务模块，因为它的信息与审核是由财务负责的。
自开发的财务统或ERP中如何维护发票在FMS系列中也总结过，在此也可以根据ERP的流程进行调整，满足业务、财务需求场景。
最终相关凭证进入到应付或应收模块，然后在月结时流转到总账模块。
其它模块
库存管理是采购管理、销售管理、财务管理的重要部分，采购单审核生效后的采购暂估入库就是财务核算存货的，当采购入库后会进行核销，以真正的成本入账。
销售时会扣减库存，同时产生应收凭证传到财务模块，对于存货成本核算，经销、代销、联营有所不同，经销、代销都会进行存货入账，联营则不需要。
同时采购管理，有到仓、到店还有直发模块，一般我们都期望于无论供应链环节如何，在数据上都期望补齐，以方便计算、统计与记账，如果想把ERP做的更好些，还是应该不同的业务有不同的流程，减少不必要的数据也是一种方式。
如在直发模块是采购->供应商->用户，这里就没有到货、入库、发货环节，也不需要进行存货核算，只要在财务处理时有所区分即可。
此外，在采购中会有赠品，对于赠品如何结算，成本如何处理，需要考虑，在上家公司时对于采购赠品也会像普通品一样参与成本计算，但现在回想也是有一定的风险的，例如在经销时不会有问题，但是对于代销由于是以销售出库的成本结算，那么赠品参与商品成本计算会拉低成本，应付就会降低，此时会引起供应商的投诉，于公司则是有利的。
总结
采购管理作为ERP的核心模块，组织不同采购流程、财务处理都会不同，上面都是针对单组织的场景总结的，这些内容和之前总结的采购、应付结算有些是相同的，但本篇主要是结合财务描述的，是基于相关ERP标准流程进行的简单梳理，希望对内部进销存系统或自有ERP系统设计开发能够有所帮助。
